Hoofd cluster informatiemanagement

Algemene omschrijving

De Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag heeft pijnlijk aangetoond hoe schadelijk een gebrekkige informatiehuishouding is voor het functioneren van de overheid. Een krachtige wake-up call voor alle ministeries om kritisch te kijken naar de stand van informatiebeheer en een aanmoediging om hier stevig in te investeren. Ook bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is dat aanleiding geweest voor een intensief verbetertraject. Wil jij als ervaren, inhoudelijk gedreven manager hieraan een doorslaggevende bijdrage leveren? En ligt jouw volgende stap in je carrière op het gebied van innovatief informatiemanagement, strategische beleidsontwikkeling en -implementatie en leidinggeven aan een divers team? Dan is de functie van Hoofd cluster Informatiemanagement (IM) bij de Directie Informatiehuishouding en Digitale Innovatie (IDI) van het Ministerie van BZ dé functie voor jou.

Als Hoofd cluster Informatiemanagement kom je te werken in een omgeving die sterk aan het veranderen is. BZ bevindt zich namelijk midden in een transitie om de informatiehuishouding structureel te verbeteren. Dit gebeurt met een actieplan waarin vele activiteiten zijn opgenomen.

Concreet zijn dit je verantwoordelijkheden:

• De realisatie van de doelen van het cluster IDI-IM zoals uitgewerkt in het actieplan Informatiehuishouding en de doorvertaling daarvan naar het jaarplan van IDI en in de verschillende werkplannen;
• Het leiden van het cluster IDI-IM, de verdere professionalisering van het cluster en het bevorderen van de ontwikkeling van medewerkers. Het cluster bestaat uit 3 teams; Recordsmanagement, Archiefbeheer en Informatiehuishouding.
• De strategische beleidsontwikkeling, signalering van knelpunten in en innovatie van de departementale strategie voor (verbetering van) de informatiehuishouding; Continuïteit en vernieuwing van dienstverlening op het gebied van informatiemanagement binnen de beleidsprocessen van de BZ-organisatie;
• De bewaking van de dienstverlening door leveranciers (o.a. van archiefsystemen Sophia en SharePoint, het platform waarin BZ werkt met documenten).

Dat vertaalt zich o.a. in de volgende werkzaamheden:

• Je maakt deel uit van het Managementteam van IDI;
• Je geeft richting aan de koers van je cluster en aan de activiteiten die deel zijn van het actieplan en de transitie;
• Je geeft direct leiding aan en hebt p-verantwoordelijkheid voor het team informatiehuishouding, bestaande uit i-coördinatoren en functionarissen informatiehuishouding. Het team is in opbouw tot 18 fte, een behoorlijke wervingsuitdaging;
• Je onderhoudt contacten met stakeholders en leveranciers binnen en buiten de BZ-organisatie;
• Je zorgt voor een goede afstemming tussen clusters, directies en posten van het hele Ministerie van Buitenlandse Zaken;
• Je levert een inhoudelijke bijdrage aan de formulering van de departementale strategie en visie op het archiefbeheer en externe informatiebronnen;
• Je vertegenwoordigt BZ in interdepartementale bijeenkomsten over informatiehuishouding, archiefbeheer en externe informatiebronnen;
• Je adviseert de CIO, ambtelijke leiding en interdepartementaal over informatiehuishouding en dienstverlening.

Kortom, een mooie leidinggevende functie, waar jij als verbinder en netwerker samen met jouw cluster aan de slag gaat met het verbeteren van de informatiehuishouding bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken!

Gestelde eisen

• Je hebt minimaal WO-werk- en denkniveau in informatiemanagement, aangevuld met een opleiding over archiefbeheer;
• Je hebt minimaal vijf jaar leidinggevende ervaring. Je inspireert en motiveert op het bevorderen van een open cultuur die gericht is op samenwerking, verantwoordelijkheid nemen en op behalen van resultaten;
• Jij weet hoe je dienstverlening en coördinatie van de processen van het cluster goed op elkaar af kunt stemmen;
• Je bent in staat om effectief te schakelen tussen de verschillende niveaus binnen BZ ten behoeve van het realiseren van de resultaten van IDI en schakelt gemakkelijk naar de taal van de vraagkant;
• SharePoint 2019 heeft voor jou geen verrassingen;
• Goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Daarnaast herken jezelf in de volgende eigenschappen:

• Je beschikt over organisatiesensitiviteit en weet de weg te vinden in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je bent een toegankelijke sparringpartner met goede luister- en adviesvaardigheden en overtuigingskracht die vertrouwen en ruimte geeft;
• Met je enthousiasme en creativiteit win jij je collega’s en stakeholders voor ideeën en standpunten om de informatiehuishouding structureel te verbeteren;
• Je hebt een passie voor het vak en houdt graag je kennis up-to-date.

Uren

36

Meer informatie

 Meer weten?
Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie? Bel dan met Tjeerd Veenstra (CIO BZ en directeur IDI), via 06-52527017.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een motivatie-/CV-selectie, (een) selectiegesprek(ken) en mogelijk een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in de periode 4/10/2023 tot en met 13/10/2023.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling
Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie, afdeling Informatiemanagement, IDI-IM

De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) bestaat uit meerdere clusters die zich o.a. bezighouden met beleid, contracten maar ook functioneel beheer, informatiebeveiliging en informatiemanagement (IM). Jij geeft leiding aan het cluster IM. Een cluster dat uit ca. 25 mensen bestaat en zich bezighoudt met recordmanagement- en advies, i-coördinatie (doorontwikkeling SharePoint, platform waarin BZ werkt aan documenten) en abonnementen. De komende jaren wordt het cluster uitgebreid met adviseurs Informatiehuishouding (totaal 15 fte). Deze adviseurs gaan werken voor de directies van BZ.

IDI is verantwoordelijk voor de Informatievoorziening van BZ. Meer concreet betekent dat we onder meer zijn van het uitzetten van de strategie, het vertalen naar projecten, het afsluiten van contracten, het functioneel beheer van diverse systemen en het op de juiste manier archiveren van de informatie en deze ook gebruiken voor dashboards, etc. We zijn een enthousiaste groep professionals. Met een diversiteit aan achtergronden zoals IT’ers, functioneel beheerders, informatiemanagers, economen, controllers, juristen en bestuurswetenschappers. Er werken veel verschillende mensen. Alles mag er bij ons zijn, zolang je zelf ook die verschillen respecteert. We worden allemaal gedreven door de toegevoegde waarde die we willen leveren aan het belangrijke werk van BZ.

Met ± 150 medewerkers binnen IDI zorgen we ervoor dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met zo veilig mogelijke ICT en informatievoorziening. Maar ook door de strategisch partner te zijn van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en informatiehuishouding. Dat doen we door regie te voeren op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die IT-diensten aan BZ leveren, zodat de 5700 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken. Maar ook door de strategisch partner te zijn van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en de collega’s op het departement waar mogelijk te ondersteunen zodat zij optimaal digitaal hun werk kunnen uitvoeren.

Door de inzet van nieuwe technologieën wil BZ vooroplopen als wereldwijd digitaal opererende diplomatieke dienst. Met een wereldwijd ICT-netwerk dat ook in minder ontwikkelde landen goed moet werken, de hoge beveiligingseisen die gelden voor internationale samenwerking en inspirerende trajecten voor werken met data kun je spreken van een uitdagende werkomgeving. Ideaal voor een IV-professional.